9 Möglichkeiten Ihren E-Mail-Posteingang zu verwalten

Zwischen dem Durchforsten von Spam, dem Erstellen der richtigen Antworten und dem Überwachen der Nachrichten, die eine Nachverfolgung erfordern, kann es sich wie ein Job an sich anfühlen, den Überblick über den Posteingang zu behalten. Aus diesem Grund haben wir uns die Köpfe von Fachleuten ausgesucht, die das Geheimnis effizienter, organisierter Posteingänge herausgefunden haben – trotz Hunderter von E-Mails pro Tag. Denn ein System zu haben, kann Ihnen helfen, selbst den widerspenstigsten Posteingang zu erobern.

1. Bewahren Sie nur E-Mails in Ihrem Posteingang auf, die sofortige Maßnahmen erfordern

Posteingang null mag ein zu hohes Ziel sein, aber wenn man rücksichtslos darüber nachdenkt, welche Nachrichten in Ihrem Posteingang Platz finden, kann man dem Ziel verdammt nahe kommen.

Meistens hat mein E-Mail-Posteingang weniger als 25 Nachrichten. Das ist Absicht. Ich möchte in der Lage sein, meinen Posteingang zu öffnen und sofort zu sehen, was am dringendsten ist und eine Antwort erfordert. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein/e Manager/in innerhalb weniger Stunden weit über 100 E-Mails erhält, von denen viele dringend sind und hochrangige Manager betreffen.

2. Erstellen Sie einen “Warteordner” für aktionsausstehende E-Mails

Wohin gehen also E-Mails, wenn nicht in Ihren Posteingang? Erstellen Sie einen “Warteordner” für E-Mails, die eine Aktion von jemand anderem erfordern, bevor Sie antworten können. Das ist eine enorme Zeitersparnis. Auf diese Weise werden diese E-Mails nicht in Ihrem Posteingang landen, und es ist ein großartiger Ort, an dem Sie jeden Tag oder jede Woche nachschauen können, um sich daran zu erinnern, welche Projekte noch anstehen.

Diesen Trick habe ich auf die harte Tour gelernt, als ich im ersten Jahr ihrer ersten Anstellung keinen E-Mail-Anhang finden konnte. Ich verbrachte einen halben Tag damit, unter den Tausenden von E-Mails, die zu diesem Zeitpunkt in meinem Posteingang waren, nach dieser E-Mail zu suchen. Ich schwor mir, dass ich von diesem Moment an die Kontrolle über meinen Posteingang übernehmen würde.

3. Machen Sie Unterordner oder Etiketten zu Ihrem neuen BFF

Generell empfehle ich die Erstellung eines einfach zu dekodierenden Unterordners oder eines Etikettsystems. E-Mail-Etiketten sind Ihre Freunde. Benutzen Sie sie, um wichtige E-Mail-Ketten zu gruppieren, so dass Sie, wenn Sie sich etwas als Referenz ansehen müssen, dies leicht tun können.

Ich selber habe Dutzende von Unterordnern und Hunderte von E-Mails, die darin als Referenz archiviert sind. Ich bin in der Lage, innerhalb von Sekunden nach einer Anfrage zu finden, was ich brauche, weil ich weiß, wo es gespeichert ist und wie ich es schnell finden kann.    

4. Posteingangsregeln oder Filter festlegen

Viele E-Mail-Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit, Posteingangsregeln oder Filter einzurichten, die für Sie aktiv werden und Ihnen dabei helfen können, E-Mails schnell zu kategorisieren, ohne dass Ihre Intelligenz erschöpft wird.

Um die Flut von 100 E-Mails oder mehr, die täglich ihren Weg zu ihr finden, im Griff zu behalten, kann man die Regelfunktionen von Outlook nutzen. Ich habe Regeln aufgestellt, die E-Mails in verschiedene Ordner ablegen, farblich codieren und nach Absender priorisieren. Dann würde ich am Ende des Tages schnell nach allem suchen, was sie vielleicht übersehen hat. Die Regeln helfen sicherzustellen, dass ich konsequent nachverfolge und Lärm blockiere. Das hilft mir, die Unordnung auf ein Minimum zu reduzieren.

5. Verwenden Sie Ihren Kalender, um E-Mails zu verfolgen, die eine Nachverfolgung erfordern

Da einige E-Mails möglicherweise mehr als eine einfache Antwort erfordern, nehmen Sie diese in den Kalender aufzunehmen. Wenn ich eine E-Mail erhalte, die nicht nur eine sofortige Antwort, sondern auch eine Art von Nachfassaktion erfordert, verschiebe ich die E-Mail in einen bestimmten Unterordner und setze eine Erinnerung in meinen Kalender, die den Speicherort des Ordners und das Datum enthält, an dem eine Nachfassaktion erforderlich ist.

Sie verwendet Microsoft Outlook, das den Zugriff auf den Outlook-Kalender ermöglicht, aber Sie können dies auch in Google Mail tun. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Mehr” in der Symbolleiste und wählen Sie “Ereignis erstellen”.

6. Lassen Sie keine Junk-Mail-Sprache in Ihrem Posteingang

Fühlen Sie sich, als würden Sie mit Werbe-E-Mails den Maulwurf spielen? Seien Sie schnell mit dem Abmelden-Button.

7. Vorlagen für Ihre Go-To-Antworten erstellen

Für jede E-Mail eine andere Antwort zuzuschneiden, kann ein enormer Zeitverlust sein. Wenn Sie immer wieder die gleiche Art von E-Mail versenden, kann es für Sie von Vorteil sein, wenn Sie einige Standardantworten in Ihren Entwürfen haben, die Sie leicht wiederverwenden können.

Ich habe vorformulierte E-Mails, die ich optimieren kann und die ich an E-Mails verschicke, die dasselbe fragen, wie ‘Erzählen Sie mir von Ihren Dienstleistungen’ oder ‘Wie kann ich einen Termin vereinbaren’. Wenn Sie dies nicht von Hand tun wollen, versuchen Sie das MixMax Gmail-Plugin oder gehen Sie in Ihre Einstellungen und aktivieren Sie die Antwortkonserven. (Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in Ihrem Posteingang, wählen Sie “Einstellungen” aus der Dropdown-Liste, wählen Sie die Registerkarte “Erweitert” und klicken Sie auf “Aktivieren” neben “Antwortkonserven”). Auf diese Weise können Sie Antwortvorlagen speichern.

8. Zeitblöcke für die E-Mail-Prüfung beiseite legen

Wahrscheinlich würden Sie Ihren Terminkalender nicht rund um die Uhr für Treffen unbestimmter Zeiten und Längen offen lassen, warum also der E-Mail freie Hand lassen, um sich in Ihren Tag einzumischen?

Ich lasse meine E-Mail nicht den ganzen Tag offen. ich lege bestimmte Zeiten während des Tages fest, um jede E-Mail durchzugehen und nachdenklich zu beantworten, zu archivieren oder für später zu speichern. Auf diese Weise mache ich keine Multitasking-Tätigkeiten und kann alle meine E-Mails schneller durchgehen, weil ich mich tatsächlich auf die anstehende Aufgabe konzentriere. Ich empfehle den Leuten, mit drei verschiedenen halbstündigen Blöcken pro Tag zu beginnen, um ihre E-Mails durchzulesen und zu beantworten und ihren Posteingang für den Rest des Tages geschlossen zu halten und von dort aus nach Bedarf anzupassen.

Ich empfehle nicht nur Zeitblockaden zu verwenden, um den Überblick über die täglichen E-Mails zu behalten, sondern auch einmal pro Woche Zeit für die Wartung des Posteingangs zu reservieren. Wählen Sie jede Woche eine Zeit für die Wartung Ihres Posteingangs. Schützen Sie die Zeit wie jede andere wichtige Besprechung und organisieren Sie sich. Fegen Sie das Unwichtige weg, archivieren Sie das Komplette und setzen Sie Prioritäten für die Aufgabenliste.

9. E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten

Selbst wenn Sie sich damit abgefunden haben, E-Mails nur in vordefinierten Blöcken zu prüfen, könnte der Sirenengesang Ihrer Posteingangsbenachrichtigung eine zu große Versuchung sein, um der Versuchung zu widerstehen. Wenn das der Fall ist, ist die Lösung einfach: Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen aus. Wenn Sie in Zeitblöcken arbeiten, werden Sie nie länger als ein paar Stunden Ihre E-Mails nicht sehen. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus, denn sie lenken Sie von dem ab, woran Sie gerade an Ihrem Schreibtisch arbeiten.

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